1. Pengertian manajemen dan manajemen siswa
Pengelolaan merupakan terjemahan dari
kata “management”. Dan pengelolaan itu sendiri adalah penyelenggaraan atau
pengurusan agar suatu yang dikelola dapat berjalan dengan lancar, efektif dan
efesien. Menurut Drs. Wirnano Hamiseno, pengelolaan adalah substantifa dari
mengelola. Sedangkan lola berati suatu tindakan yang dimulai dari penyusunan
data, merencana mengorganisasikan, melaksanakan sampai dengan pengawasan dan
penilaian. Dijelaskan selanjutnya pengelolaan menghasilkan sesuatu dan sesuatu
itu dapat merupakan sumber penyempurnaan
dan peningkatan pengelolaan selanjutnya. Dalam pelaksanaan selalu adanya
tahap-tahap: pengurusan, pencatatan, dan penyimpanan dokumen. Pengurusan akan
mudah dan lancar apabila dalam perencanaan dan pengorganisasian cukup mantap.
Manajemen siswa adalah suatu pencatatan
siswa dari proses penerimaan hingga siswa tersebut tamat dari sekolah atau
keluar karena pindah sekolah atau sebab lain. Pekerjaan mengenai siswa
kadang-kadang termasuk ke dalam manajemen siswa, tetapi ada kalanya termasuk
manajemen lain. Mengelompokkan siswa untuk membentuk kelompok belajar, termasuk
administrasi kurikulum, tetapi mencatat hasil belajar siswa dapat dikategorikan
sebagai kegiatan manajemen siswa.
Tidak seorang pun ingkar dengan
pengertian bahwa hanya di sekolah terdapat siswa. Siswa adalah siapa saja yang
terdaftar sebagai objek didik di suatu lembaga pendidikan. Di lembaga
pendidikan tingkat dasar dan menengah, yakni SD, SMP dan SLTA, obyek didik ini
disebut siswa. Di lembaga pendidikan tingkat tinggi, yakni di Universitas,
Akademi, Institut, obyek didik ini disebut Mahasiswa. Lingkup pembicaraan dalam
buku ini adalah sekolah-sekolah, bukan perguruan tinggi. Oleh karena itu, apa
yang akan dibicarakan adalah pengelolaan siswa. Semua anak yang sudah
mendaftarkan diri kemudian diterima di
suatu sekolah, secara otomatis menjadi tanggung jawab sekolah. Mereka ini perlu
diurus, diatur, diadministrasikan, sehingga dapat cukup mendapat perlakuan
sebagaimana yang diharapkan oleh orang tua atau wali yang mengirimkan ke
sekolah. Agar setiap anak mendapatkan perlakuan yang secara maksimal dan adil,
maka perlu didaftar, dicatat, di kelompok-kelompokan, ditempatkan di kelas.
Pada waktu tertentu, sekolah memberi kewajiban memberikan laporan kepada orang
tua atau walinya tentang dari apa yang dilakukan atau diucapkan oleh anak
tersebut di sekolah dari hari ke hari. Mendaftar, mencatat, menempatkan,
melaporkan dan lain-lain. Pekerjaan dengan siswa inilah yang disebut pengelolaan
siswa.
2. Ruang lingkup manajemen siswa
Sekolah adalah suatu tempat yang semua
orang mestinya menggunakannya. Bagi seorang anak, sekolah adalah dunia,
lingkungan kedua, yang memberi arah perkembangan dan kematangan. Sekolah
merupakan tempat untuk menentukan masa depan anak, karena di sekolah inilah
anak mencari ilmu untuk bekal hidup. Oleh karena itu sekolah ini harus diatur,
disusun, dikelola sedemikian rupa sehingga memenuhi harapan. Pengelolaan
sekolah untuk memperoleh suasana “khusus” yang diharapkan meliputi beberapa
kegiatan yang dihubungkan dengan administrasi. Seorang ahli dari AS bernama L.
Gulick mengemukakan adanya tujuh unsur administrasi seperti disebutkan buku Administrasi
Pendidikan yaitu:
1
Perencanaan (Planning)
2
Pengorganisasian (Organizing)
3
Kepegawaian (staffing)
4
Pengarahan (Directing)
5
Pengkoordinasian (Coordinating)
6
Pengawasan (Controling)
7 Pelaporan (Repoting)
7 Pelaporan (Repoting)
Selanjutnya dikemukakan pula apa yang
menjadi sasaran atau bidang garapan Administrasi Pendidikan, yaitu:
1
Administrasi kurikulum
2
Administrasi Murid
3
Administrasi Personal
4
Administrasi materiil
5
Administrasi keuangan
6
Administrasi perumah sekolah
Di dalam administrasi siswa, yang
selanjutnya disebut dengan pengelolaan siswa, siswa dibicarakan sebagai anggota
masyarakat sekolah. Sebagai anggota masyarakat, mereka mempunyai hak dan kewajiban.
Hak siswa:
1
Menerima pelajaran
2
Mengikuti kegiatan yang diadakan
sekolah
3
Menggunakan semua fasilitas yang
ada
4
Memperoleh bimbingan dan
sebagainya
Kewajiban siswa:
1
Hadir pada waktunya
2
Mengikuti pelajaran dengan tertib
3
Mengikuti ulangan, atau
kegiatan-kegiatan lain yang ditentukan oleh sekolah
4
Menaat-aati tata-tertib dan
peraturan yang berlakunya, dan sebagainya.
Jadi yang peting, di dalam pengelolaan
siswa ini dibahas tentang hak dan kewajiban siswa. Untuk melaksanakan kegiatan
ini diperlukan alat berbentuk buku, formulir, daftar dan sebagainya yang harus
dikerjakan secara teratur.
Kelompok manajemen siswa dapat
diidentifikasikan melalui proses masuknya siswa di sekolah sampai keluar atau
tamat. Manajemen siswa dapat digolongkan dalam lima kegiatan, yaitu:
A.
Penerimaan Siswa Baru
Penerimaan siswa baru merupakan titik
awal yang menentukan kelancaran tugas sekolah, sukses atau tidaknya usaha
pendidikan di sekolah yang bersangkutan. Penerimaan siswa baru biasanya
dilakukan menjelang tahun ajaran baru
dan melalui proses hitungan yang tepat, sehingga perlu ditentukan dahulu daya
tampung sekolah yang bersangkutan. Pemerintah dalam usahanya untuk pemerataan,
menetapkan tanggal penerimaan siswa baru, baik sekolah negeri, sekolah swasta
disamakan, sekolah swasta diakui, dan sekolah swasta terdaftar.
Untuk keperluan kelancaran kegiatan,
penerimaan siswa baru diserahkan kepada panitia penerimaan siswa baru.
Tugas-tugas panitia penerima siswa baru:
- Menentukan banyaknya murid yang diterima
- Menentukan syarat-syarat penerimaan, baik yang bersifat umum maupun khusus. Untuk syarat umur, sebagai berikut:a. Umur sesuai dengan tingkat sekolah
Ø
TK tingkat A umur 3 – 4 tahun
TK tingkat B umur 4 – 5 tahun
TK tingkat C umur 5 – 6 tahun
Ø
Sekolah Dasar prioritas umur 7 tahun
Jika masih ada tempat, urutan penerimaan sebagai berikut: 8
tahun, 9 tahun, 10 tahun, 11 tahun, 12 tahun, 16 tahun.
Ø
SLTP umur 11 – 17 tahun
Ø
SMU/SMK umur 14 – 17 tahun
b.
Salinan Surat Tanda Tamat Belajar (untuk
SMP dan SMA)
c.
Salinan Rapor kelas tertinggi
d.
Mengisi formulir yang disediakan
e.
Surat Kelakuan Baik dari Pamong
Praja
f.
Surat Kesehatan (kadang-kadang
merupakan syarat khusus)
g.
Membayar uang pendaftaran
Sedangkan yang dimaksud dengan
syarat-syarat khusus adalah syarat yang hanya berlaku untuk sesuatu sekolah,
misalnya:
Ø
Untuk AKABRI harus laki-laki
Ø
Untuk Sekolah Seni Rupa harus
tidak buta warna.
Ø
Untuk Sekolah Pendidikan Guru
harus tidak cacat tubuh
Ø
Beberapa sekolah ada yang hanya
menerima anak putri saja, dan sebaliknya beberapa sekolah juga hanya menerima
siswa putra saja.
3. Melaksanakan Penyaringan
a.
Peminat untuk sesuatu sekolah
melebihi tempat yang disediakan
b.
Kadang-kadang perlu dilakukan
penelusuran bakat atau kemampuan tertentu
c.
Nilai pelajaran atau ujian akhir
di sekolah yang lebih rendah belum menjamin bahwa lulusannya mampu mengikuti
pelajaran di suatu sekolah lanjutan.
Penyaringan siswa baru didasarkan pada:
a.
Atas pertimbangan target
b.
Atas pertimbangan nilai atau
tingkat kemampuan yang telah diterapkan
4. Mengadakan Pengumuman Penerimaan
Panitia penerimaan siswa baru
mengadakan pengumuman bagi calon siswa yang memenuhi syarat bahwa dirinya mempunyai
hak untuk mengikuti pelajaran di sekolahnya. Pengumuman dapat dilakukan dengan
menempel daftar nama dan nomor pendaftaran di papan pengumuman atau mengirimkan
surat pemberitahuan langsung ke alamat.
5. Mendaftar Kembali Calon yang Sudah di
Terima
Untuk memperoleh kepastian apakah
seseorang betul-betul akan mengikuti pelajaran di sekolahnya, maka panitia
penerimaan meminta kepada calon yang di terima untuk mendaftarkan kembali. Hal
ini diperlukan terutama bila ada kemungkinan bagi calon untuk mendaftarkan ke
lebih dari satu sekolah. Jika sampai pada batas waktu yang ditentukan calon
belum mendaftarkan kembali, panitia dapat memanggil calon lain agar pemanfaatan
fasilitas di sekolah dapat terpakai secara maksimal.
6. Melaporkan Hasil Pekerjaannya Kepada Pimpinan
Sekolah
Panitia penerimaan siswa baru sifatnya
sementara dan bekerja atas dasar perintah/petunjuk, maka setelah selesai
bekerja mempunyai kewajiban melapor. Setelah ada laporan maka tugas panitia
sudah selesai dan tanggung jawab pengelolaan siswa baru tersebut sepenuhnya
pada kepala sekolah.
B.
Ketatausahaan Siswa
Tindak lanjut dari penerimaan siswa
baru, yaitu memproses siswa dalam catatan-catatan sekolah. Catatan sekolah
dibedakan atas dua jenis, yaitu:
1.
Catatan-catatan siswa untuk
seluruh sekolah, mencakup:
a.
Buku Induk, yaitu buku yang
digunakan untuk mencatat data semua anak yang pernah dan sedang mengikuti
pelajaran di suatu sekolah. Komponen-komponen dalam buku induk meliputi keterangan tentang pribadi, tempat
tinggal, kesehatan, latar belakang pendidikan, orang tua kandung, wali,
kegemaran, kehadiran, perkembangan di sekolah, mutasi, akhir pendidikan, dan
nilai rapor dan STTB
b.
Buku Klapper, yaitu buku pelengkap
buku induk yang dituliskan menurut abjad dan berfungsi untuk membantu petugas
dalam menemukan data dari buku induk.
c.
Catatan tata tertib sekolah,
mengatur sikap dan perilaku siswa di suatu sekolah.
Fungsi tata tertib bersifat ganda, (1) untuk anak-anak itu sendiri agar secara individual sikapnya baik, (2) mengatur agar pergaulan di sekolah teratur, tidak ada yang berkelakuan dan bersifat semaunya sendiri sehingga tidak ada kekacauan di sekolah. Isi Tata Tertib yaitu:
Fungsi tata tertib bersifat ganda, (1) untuk anak-anak itu sendiri agar secara individual sikapnya baik, (2) mengatur agar pergaulan di sekolah teratur, tidak ada yang berkelakuan dan bersifat semaunya sendiri sehingga tidak ada kekacauan di sekolah. Isi Tata Tertib yaitu:
Ø
Berupa aturan-aturan lahiriah:
kebersihan badan, pakaian, dan alat-alat pelajaran
Ø
Berupa aturan-aturan tingkah laku:
sikap terhadap kepala sekolah, guru, karyawan tata usaha, dan terhadap lawan.
Ø
Berupa aturan-aturan ketertiban:
kehadiran, mengikuti upacara.
2.
Catatan untuk masing-masing kelas
a.
Buku kelas
b.
Buku presensi kelas
c.
Buku/catatan prestasi belajar dan
bimbingan dan penyuluhan.
C. Pencatatan Bimbingan dan Penyuluhan
C. Pencatatan Bimbingan dan Penyuluhan
1.
Buku daftar nilai, yaitu buku
tempat mencatat nilai hasil belajar secara langsung dari kertas pekerjaan,
ditangani oleh guru yang mengasuh mata pelajaran yang bersangkutan, den memuat
nilai semua siswa yang diajar guru tersebut.
2.
Buku legger, berisi kumpulan semua
nilai untuk semua bidang studi yang diajarkan di sekolah untuk satu periode.
Buku legger terdiri dari dua, yaitu legger kelas dan legger sekolah.
3.
Buku rapor, merupakan buku yang
memuat laporan hasil belajar siswa selama mengikuti pelajaran di suatu sekolah.
Berfungsi sebagai laporan hasil kerja sekolah kepada orang tua/wali siswa,
selain itu juga dapat memberikan gambaran bagi siswa mengenai kemampuannya.
D.
Mutasi Siswa
Maksudnya adalah perpindahan siswa baik
di dalam sekolah (mutasi intern) sendiri maupun di luar sekolah (mutasi
ekstern). Mutasi intern terjadi apabila siswa mengalami perpindahan dari kelas
yang satu ke kelas yang lain. Mutasi ekstern terjadi karena siswa keluar dari
sekolah disebabkan karena tamat belajar atau sebab lain.
Dua macam mutasi sekolah:
a.
Perpindahan di dalam sekolah atau
mutasi intern
Terjadi apabila seorang anak mengalami
perpindahan dari kelas yang satu ke kelas yang lain disebabkan karena naik
tingkatan atau karena sebab lain. Maka setiap tahun di suatu sekolah tentu
terjadi mutasi siswa.
b.
Perpindahan keluar sekolah atau
mutasi ekstern
Yaitu mutasi yang terjadi karena
seseorang siswa keluar dari sekolah disebabkan karena telah menamatkan
pelajarannya atau karena hal lain. Mutasi ekstern tidak hanya terjadi pada
akhir tahun ajaran tetapi dapat juga terjadi di tengah-tengah tahun ajaran
berlangsung. Sebab-sebab mutasi antara lain:
Ø
Tamat sekolah
Ø
Pindah ke sekolah lain menurut
pilihan orang tua/ atau siswa yang satu tempat
Ø
Pindah ke sekolah lain di lain
tempat karena mengikuti orang tua atau karena sebab lain
Ø
Berhenti sekolah karena tidak
mampu (kepandaian atau ekonomi)
Ø
Karena meninggal dunia
Mutasi ekstern dapat terjadi bukan
hanya keluar dari sekolah tetapi karena juga memasuki sekolah tersebut. Namun
untuk menyingkat pencatatan, yang dituliskan dalam buku mutasi hanyalah anak
yang mengalami mutasi keluar atau masuk bukan pada tahun ajaran baru.
