PENGERTIAN DAN RUANG LINGKUP MANAJEMEN SISWA

1.      Pengertian manajemen dan manajemen siswa

Pengelolaan merupakan terjemahan dari kata “management”. Dan pengelolaan itu sendiri adalah penyelenggaraan atau pengurusan agar suatu yang dikelola dapat berjalan dengan lancar, efektif dan efesien. Menurut Drs. Wirnano Hamiseno, pengelolaan adalah substantifa dari mengelola. Sedangkan lola berati suatu tindakan yang dimulai dari penyusunan data, merencana mengorganisasikan, melaksanakan sampai dengan pengawasan dan penilaian. Dijelaskan selanjutnya pengelolaan menghasilkan sesuatu dan sesuatu itu dapat  merupakan sumber penyempurnaan dan peningkatan pengelolaan selanjutnya. Dalam pelaksanaan selalu adanya tahap-tahap: pengurusan, pencatatan, dan penyimpanan dokumen. Pengurusan akan mudah dan lancar apabila dalam perencanaan dan pengorganisasian cukup mantap.

Manajemen siswa adalah suatu pencatatan siswa dari proses penerimaan hingga siswa tersebut tamat dari sekolah atau keluar karena pindah sekolah atau sebab lain. Pekerjaan mengenai siswa kadang-kadang termasuk ke dalam manajemen siswa, tetapi ada kalanya termasuk manajemen lain. Mengelompokkan siswa untuk membentuk kelompok belajar, termasuk administrasi kurikulum, tetapi mencatat hasil belajar siswa dapat dikategorikan sebagai kegiatan manajemen siswa.

Tidak seorang pun ingkar dengan pengertian bahwa hanya di sekolah terdapat siswa. Siswa adalah siapa saja yang terdaftar sebagai objek didik di suatu lembaga pendidikan. Di lembaga pendidikan tingkat dasar dan menengah, yakni SD, SMP dan SLTA, obyek didik ini disebut siswa. Di lembaga pendidikan tingkat tinggi, yakni di Universitas, Akademi, Institut, obyek didik ini disebut Mahasiswa. Lingkup pembicaraan dalam buku ini adalah sekolah-sekolah, bukan perguruan tinggi. Oleh karena itu, apa yang akan dibicarakan adalah pengelolaan siswa. Semua anak yang sudah mendaftarkan diri  kemudian diterima di suatu sekolah, secara otomatis menjadi tanggung jawab sekolah. Mereka ini perlu diurus, diatur, diadministrasikan, sehingga dapat cukup mendapat perlakuan sebagaimana yang diharapkan oleh orang tua atau wali yang mengirimkan ke sekolah. Agar setiap anak mendapatkan perlakuan yang secara maksimal dan adil, maka perlu didaftar, dicatat, di kelompok-kelompokan, ditempatkan di kelas. Pada waktu tertentu, sekolah memberi kewajiban memberikan laporan kepada orang tua atau walinya tentang dari apa yang dilakukan atau diucapkan oleh anak tersebut di sekolah dari hari ke hari. Mendaftar, mencatat, menempatkan, melaporkan dan lain-lain. Pekerjaan dengan siswa inilah yang disebut pengelolaan siswa. 

2.      Ruang lingkup manajemen siswa 

Sekolah adalah suatu tempat yang semua orang mestinya menggunakannya. Bagi seorang anak, sekolah adalah dunia, lingkungan kedua, yang memberi arah perkembangan dan kematangan. Sekolah merupakan tempat untuk menentukan masa depan anak, karena di sekolah inilah anak mencari ilmu untuk bekal hidup. Oleh karena itu sekolah ini harus diatur, disusun, dikelola sedemikian rupa sehingga memenuhi harapan. Pengelolaan sekolah untuk memperoleh suasana “khusus” yang diharapkan meliputi beberapa kegiatan yang dihubungkan dengan administrasi. Seorang ahli dari AS bernama L. Gulick mengemukakan adanya tujuh unsur administrasi seperti disebutkan buku Administrasi Pendidikan yaitu:

1        Perencanaan (Planning)

2        Pengorganisasian (Organizing)

3        Kepegawaian (staffing)

4        Pengarahan (Directing)

5        Pengkoordinasian (Coordinating)

6        Pengawasan (Controling) 
7        Pelaporan (Repoting)

Selanjutnya dikemukakan pula apa yang menjadi sasaran atau bidang garapan Administrasi Pendidikan, yaitu:

1        Administrasi kurikulum

2        Administrasi Murid

3        Administrasi Personal

4        Administrasi materiil

5        Administrasi keuangan

6        Administrasi perumah sekolah

Di dalam administrasi siswa, yang selanjutnya disebut dengan pengelolaan siswa, siswa dibicarakan sebagai anggota masyarakat sekolah. Sebagai anggota masyarakat, mereka    mempunyai hak dan kewajiban.

Hak siswa:

1        Menerima pelajaran

2        Mengikuti kegiatan yang diadakan sekolah

3        Menggunakan semua fasilitas yang ada

4        Memperoleh bimbingan dan sebagainya

Kewajiban siswa:

1        Hadir pada waktunya

2        Mengikuti pelajaran dengan tertib

3        Mengikuti ulangan, atau kegiatan-kegiatan lain yang ditentukan oleh sekolah

4        Menaat-aati tata-tertib dan peraturan yang berlakunya, dan sebagainya.

Jadi yang peting, di dalam pengelolaan siswa ini dibahas tentang hak dan kewajiban siswa. Untuk melaksanakan kegiatan ini diperlukan alat berbentuk buku, formulir, daftar dan sebagainya yang harus dikerjakan secara teratur.

Kelompok manajemen siswa dapat diidentifikasikan melalui proses masuknya siswa di sekolah sampai keluar atau tamat. Manajemen siswa dapat digolongkan dalam lima kegiatan, yaitu:

  

A.     Penerimaan Siswa Baru 

Penerimaan siswa baru merupakan titik awal yang menentukan kelancaran tugas sekolah, sukses atau tidaknya usaha pendidikan di sekolah yang bersangkutan. Penerimaan siswa baru biasanya dilakukan menjelang tahun ajaran  baru dan melalui proses hitungan yang tepat, sehingga perlu ditentukan dahulu daya tampung sekolah yang bersangkutan. Pemerintah dalam usahanya untuk pemerataan, menetapkan tanggal penerimaan siswa baru, baik sekolah negeri, sekolah swasta disamakan, sekolah swasta diakui, dan sekolah swasta terdaftar.

Untuk keperluan kelancaran kegiatan, penerimaan siswa baru diserahkan kepada panitia penerimaan siswa baru. Tugas-tugas panitia penerima siswa baru:

1. Menentukan banyaknya murid yang diterima
2. Menentukan syarat-syarat penerimaan, baik yang bersifat umum maupun khusus. Untuk syarat umur, sebagai berikut:a.       Umur sesuai dengan tingkat sekolah

Ø  TK tingkat A                     umur 3 – 4 tahun

TK tingkat B                     umur 4 – 5 tahun

TK tingkat C                     umur 5 – 6 tahun

Ø  Sekolah Dasar                   prioritas umur 7 tahun

Jika masih ada tempat, urutan penerimaan sebagai berikut: 8 tahun, 9 tahun, 10 tahun, 11 tahun, 12 tahun, 16 tahun.

Ø  SLTP                                 umur 11 – 17 tahun

Ø  SMU/SMK                        umur 14 – 17 tahun

b.      Salinan Surat Tanda Tamat Belajar (untuk SMP dan SMA)

c.       Salinan Rapor kelas tertinggi

d.      Mengisi formulir yang disediakan

e.       Surat Kelakuan Baik dari Pamong Praja

f.       Surat Kesehatan (kadang-kadang merupakan syarat khusus)

g.      Membayar uang pendaftaran

Sedangkan yang dimaksud dengan syarat-syarat khusus adalah syarat yang hanya berlaku untuk sesuatu sekolah, misalnya: 

Ø  Untuk AKABRI harus laki-laki

Ø  Untuk Sekolah Seni Rupa harus tidak buta warna.

Ø  Untuk Sekolah Pendidikan Guru harus tidak cacat tubuh

Ø  Beberapa sekolah ada yang hanya menerima anak putri saja, dan sebaliknya beberapa sekolah juga hanya menerima siswa putra saja.

3. Melaksanakan Penyaringan 

a.       Peminat untuk sesuatu sekolah melebihi tempat yang disediakan

b.      Kadang-kadang perlu dilakukan penelusuran bakat atau kemampuan tertentu

c.       Nilai pelajaran atau ujian akhir di sekolah yang lebih rendah belum menjamin bahwa lulusannya mampu mengikuti pelajaran di suatu sekolah lanjutan.

Penyaringan siswa baru didasarkan pada:

a.       Atas pertimbangan target

b.      Atas pertimbangan nilai atau tingkat kemampuan yang telah diterapkan

4. Mengadakan Pengumuman Penerimaan

Panitia penerimaan siswa baru mengadakan pengumuman bagi calon siswa yang memenuhi syarat bahwa dirinya mempunyai hak untuk mengikuti pelajaran di sekolahnya. Pengumuman dapat dilakukan dengan menempel daftar nama dan nomor pendaftaran di papan pengumuman atau mengirimkan surat pemberitahuan langsung ke alamat. 

5. Mendaftar Kembali Calon yang Sudah di Terima

Untuk memperoleh kepastian apakah seseorang betul-betul akan mengikuti pelajaran di sekolahnya, maka panitia penerimaan meminta kepada calon yang di terima untuk mendaftarkan kembali. Hal ini diperlukan terutama bila ada kemungkinan bagi calon untuk mendaftarkan ke lebih dari satu sekolah. Jika sampai pada batas waktu yang ditentukan calon belum mendaftarkan kembali, panitia dapat memanggil calon lain agar pemanfaatan fasilitas di sekolah dapat terpakai secara maksimal. 

6. Melaporkan Hasil Pekerjaannya Kepada Pimpinan Sekolah

Panitia penerimaan siswa baru sifatnya sementara dan bekerja atas dasar perintah/petunjuk, maka setelah selesai bekerja mempunyai kewajiban melapor. Setelah ada laporan maka tugas panitia sudah selesai dan tanggung jawab pengelolaan siswa baru tersebut sepenuhnya pada kepala sekolah. 

B.     Ketatausahaan Siswa 

Tindak lanjut dari penerimaan siswa baru, yaitu memproses siswa dalam catatan-catatan sekolah. Catatan sekolah dibedakan atas dua jenis, yaitu:

1.      Catatan-catatan siswa untuk seluruh sekolah, mencakup:

a.       Buku Induk, yaitu buku yang digunakan untuk mencatat data semua anak yang pernah dan sedang mengikuti pelajaran di suatu sekolah. Komponen-komponen dalam buku induk  meliputi keterangan tentang pribadi, tempat tinggal, kesehatan, latar belakang pendidikan, orang tua kandung, wali, kegemaran, kehadiran, perkembangan di sekolah, mutasi, akhir pendidikan, dan nilai rapor dan STTB

b.      Buku Klapper, yaitu buku pelengkap buku induk yang dituliskan menurut abjad dan berfungsi untuk membantu petugas dalam menemukan data dari buku induk.

c.       Catatan tata tertib sekolah, mengatur sikap dan perilaku siswa di suatu sekolah.
Fungsi tata tertib bersifat ganda, (1) untuk anak-anak itu sendiri agar secara individual sikapnya baik, (2) mengatur agar pergaulan di sekolah teratur, tidak ada yang berkelakuan dan bersifat semaunya sendiri sehingga tidak ada kekacauan di sekolah. Isi Tata Tertib yaitu:

Ø  Berupa aturan-aturan lahiriah: kebersihan badan, pakaian, dan alat-alat pelajaran

Ø  Berupa aturan-aturan tingkah laku: sikap terhadap kepala sekolah, guru, karyawan tata usaha, dan terhadap lawan.

Ø  Berupa aturan-aturan ketertiban: kehadiran, mengikuti upacara.

                 

2.      Catatan untuk masing-masing kelas

a.       Buku kelas

b.      Buku presensi kelas

c.       Buku/catatan prestasi belajar dan bimbingan dan penyuluhan. 

C.     Pencatatan Bimbingan dan Penyuluhan

1.      Buku daftar nilai, yaitu buku tempat mencatat nilai hasil belajar secara langsung dari kertas pekerjaan, ditangani oleh guru yang mengasuh mata pelajaran yang bersangkutan, den memuat nilai semua siswa yang diajar guru tersebut.

2.      Buku legger, berisi kumpulan semua nilai untuk semua bidang studi yang diajarkan di sekolah untuk satu periode. Buku legger terdiri dari dua, yaitu legger kelas dan legger sekolah.

3.      Buku rapor, merupakan buku yang memuat laporan hasil belajar siswa selama mengikuti pelajaran di suatu sekolah. Berfungsi sebagai laporan hasil kerja sekolah kepada orang tua/wali siswa, selain itu juga dapat memberikan gambaran bagi siswa mengenai kemampuannya.

D.    Mutasi Siswa

Maksudnya adalah perpindahan siswa baik di dalam sekolah (mutasi intern) sendiri maupun di luar sekolah (mutasi ekstern). Mutasi intern terjadi apabila siswa mengalami perpindahan dari kelas yang satu ke kelas yang lain. Mutasi ekstern terjadi karena siswa keluar dari sekolah disebabkan karena tamat belajar atau sebab lain.

Dua macam mutasi sekolah:

a.       Perpindahan di dalam sekolah atau mutasi intern

Terjadi apabila seorang anak mengalami perpindahan dari kelas yang satu ke kelas yang lain disebabkan karena naik tingkatan atau karena sebab lain. Maka setiap tahun di suatu sekolah tentu terjadi mutasi siswa.

 b.      Perpindahan keluar sekolah atau mutasi ekstern

Yaitu mutasi yang terjadi karena seseorang siswa keluar dari sekolah disebabkan karena telah menamatkan pelajarannya atau karena hal lain. Mutasi ekstern tidak hanya terjadi pada akhir tahun ajaran tetapi dapat juga terjadi di tengah-tengah tahun ajaran berlangsung. Sebab-sebab mutasi antara lain:

Ø  Tamat sekolah

Ø  Pindah ke sekolah lain menurut pilihan orang tua/ atau siswa yang satu tempat

Ø  Pindah ke sekolah lain di lain tempat karena mengikuti orang tua atau karena sebab lain

Ø  Berhenti sekolah karena tidak mampu (kepandaian atau ekonomi)

Ø  Karena meninggal dunia

Mutasi ekstern dapat terjadi bukan hanya keluar dari sekolah tetapi karena juga memasuki sekolah tersebut. Namun untuk menyingkat pencatatan, yang dituliskan dalam buku mutasi hanyalah anak yang mengalami mutasi keluar atau masuk bukan pada tahun ajaran baru.

---